OLYMPUS DIGITAL CAMERA

Sehubungan dengan upaya Kantor Imigrasi Kelas I Bengkulu untuk meningkatkan kwalitas kinerja dalam hal pelayanan publik, penataan fasilitas komunikasi keimigrasian dan pengelolaan keuangan/anggaran, maka Kantor Imigrasi Kelas 1 Bengkulu melakukan studi banding ke Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Batam yang dinilai telah melaksanaan penataan kegiatan perkantoran dengan baik, efektif dan teratur dan bisa dijadikan contoh untuk diterapkan dalam pelaksanaan tugas/kegiatan di Kantor Imigrasi Kelas I Bengkulu.

Pada tanggal 25 Agustus 2016 pagi, rombongan studi banding yang dipimpin langsung oleh Kepala Kantor Imigrasi Kelas I Bengkulu, bapak Rafli, SH. didampingi Kasubag Tata Usaha, Kasi Insarkom, Kaur Keuangan dan 3 orang pegawai pengelola keuangan Kantor Imigrasi Kelas I Bengkulu, berangkat ke Batam langsung menuju Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Batam, diterima langsung oleh Kepala Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Batam, bapak  Agus Widjaja, S.Sos., MM. di mana dipaparkan tentang pengelolaan perkantoran baik fasilitatif maupun teknis di Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Batam. Kemudian dilakukan diskusi dan sharing tentang pelaksanaan kegiatan perkantoran di kedua Kantor Imigrasi.

IMG20160825124046Adapun pengelolaan perkantoran di bidang teknis di Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Batam yang mungkin bisa diimplementasikan di Kantor Imigrasi Kelas I Bengkulu yaitu :

–   Ruangan pelayanan publik untuk permohonan Paspor RI yang tertata dengan rapih dan bersih, penataan ruang pelayanan sesuai dengan SOP OSS, pemisahaan ruang pelayanan untuk permohonan walkin dengan permohonan online, layar nomor antrian jelas kelihatan oleh pemohon dengan memisahkan nomor antrian permohonan walkin dengan permohonan online, terdapat ruang menyusui, serta petunjuk/informasi yang jelas tentang pelayanan;

–   Ruang server yang senantiasa terkunci, rapih dan bersih, untuk masuk ke dalam ruang server harus memakai kunci elektronik (kartu) yang hanya dipegang oleh pegawai tertentu;

–   Ruang penyimpanan arsip subtantif keimigrasian yang senantiasa terkunci, rapih, nyaman dan bersih, untuk masuk ke dalam ruang arsip tersebut harus memakai kunci elektronik (kartu) yang hanya dipegang oleh pegawai tertentu;

–   Dalam ruang penyimpanan arsip subtantif keimigrasian dipasang pendingin ruangan sehingga ruangan begitu nyaman untuk menata/mengatur arsip, dengan beberapa petugas yang khusus mengelola arsip, arsip disusun dalam lemari rak mobile, tiap lemari diberi nomor yang menyimpan file berdasarkan tahun lahir.

Pada tanggal 27 Agustus 2016 2016 petugas mengakhiri kegiatan dan kembali ke Bengkulu.