Sehubungan dengan Surat Tugas Kepala Kantor Imigrasi Kelas I Bengkulu Nomor : W.8.IMI.IMI.1-UM.02.07-1173  tanggal 27 Agustus 2018 yang memerintahkan 2 (dua) petugas yaitu : Markus Lenggo Rindingpadang, SH (Kepala Seksi Teknologi Informasi dan Komunikasi Keimigrasian) dan Temmy Tarmizi, SH (Kepala Sub Seksi Informasi dan Sarana Komunikasi Keimigrasian) untuk melakukan kegiatan koordinasi dalam rangka persiapan pemusnahan arsip fisik subtantif keimigrasian pada Kantor Imigrasi Kelas I Bengkulu di Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia RI di Jakarta, Pada tanggal 7 September 2018 petugas telah melaksanakan koordinasi di Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia RI di Jakarta, petugas berkoordinasi dengan Ibu Tatiek Herawaty selaku Kepala Sub Bagian Pengelolaan Arsip In-aktif, didampingi oleh Bapak Darmanto selaku Jabatan Fungsional Tertentu (JFT) Arsiparis.

 

Bahwa dari hasil koordinasi tersebut didapat hasil antara lain :

  1. Terkait dengan pemusnahan arsip di Lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia RI dalam digunakan landasan hukum yaitu Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2016 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Nomor 35 Tahun 2013 tentang Jadwal Retensi Arsip dan Prosedur Penyusutan Arsip di Lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia;
  2. Berdasarkan jadwal retensi arsip di dalam Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2016 terkait Dokumen Perjalanan Republik Indonesia (DPRI) termasuk fotocopy KTP, Kartu Keluarga, Akte Lahir, Ijazah, Surat Ijazah dan Perdim 11 masa retensi arsip Aktif selama 2 Tahun setelah tidak berlaku dan Inaktif selama 1 Tahun;
  3. Menurut Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2016 selain berkas fisik, berkas digitalpun harus dimusnahkan kecuali biometric vital.

Kegiatan koordinasi ini dilaksanakan dalam rangka rencana kegiatan pemusnahan arsip fisik Subtantif Kantor Imigrasi Kelas I Bengkulu agar dapat dilaksanakan sesuai dengan Prosedur yang benar. Dalam kesempatan yang sama, petugas dari Kantor Imigrasi Kelas I Bengkulu juga melihat penataan arsip di gudang arsip di Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Hukum dan HAM RI.